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Introduzione
La musica che suonano le linee ben orchestrate di spedizioni internazionali è chiamata documentazione, il passo di danza abile che consente un ampio carrello della spesa che include beni (ma non necessariamente limitati a) cose come frutta, materie prime o beni finiti da una parte all'altra del mondo. Le agenzie di spedizione sono le forze motrici virtuali di questa orchestra, aiutando le aziende a districarsi tra scartoffie e leggi della giungla. In questo articolo, forniamo una spiegazione completa della documentazione di spedizione e di come le agenzie di spedizione sono in grado di assistere le aziende lungo il percorso.
Documentazione di spedizione per principianti
È la linfa vitale del commercio internazionale, che garantisce che le merci siano trasportate legalmente ed efficientemente. Che si tratti di sdoganamento, pagamento di tasse o tempi di trasporto, nel peggiore dei casi, quei documenti determineranno se una spedizione può essere spedita o meno. Questi documenti sono preparati e gestiti da un'agenzia di spedizione mercantile, ma solo dopo aver ricevuto l'approvazione per passare la dogana.
Documentazione Tipologie di servizi nelle agenzie di spedizione
Alcuni dei servizi offerti dalle agenzie di spedizione per la documentazione.
- Preparazione e revisione dei documenti (le agenzie elaborano in anticipo i documenti essenziali per la revisione interna).
B. Assistenza allo sdoganamento: fornisce assistenza nello sdoganamento e si assicura che tutta la documentazione necessaria sia pronta.
C. Conformità alle normative sulle spedizioni internazionali: con le normative che cambiano regolarmente, le agenzie assicurano che le spedizioni siano sempre conformi rimanendo aggiornate e informate
Processo di preparazione dei documenti
Segue la preparazione del documento che richiede una serie di passaggi:
A. Scopri i documenti: le agenzie decidono cosa fare in base al tipo di spedizione e ai luoghi a cui è destinata, nonché se ci sono normative in merito.
B. Compilazione dei documenti di spedizione: controllare attentamente tutto quando si compilano i documenti per evitare errori che potrebbero causare ritardi e/o multe.
Verifica e presentazione dei documenti (controllati per correttezza – inviati alle rispettive autorità)
I requisiti dei documenti di spedizione e tutte le chiavi richieste
Quando si tratta di spedizioni internazionali, potrebbero essere necessari diversi documenti chiave come:
A. Polizza di carico: funge da prova della proprietà dei beni e del materiale offerto.
Fattura commerciale: regola il saldo, in particolare per quanto riguarda la dogana.
C. Dettagli dell'imballaggio: Elenco del contenuto di ciascun pacco all'interno della spedizione.
D. Certificato di origine: viene comunemente utilizzato per verificare l'origine delle merci e per altri scopi amministrativi quando vengono esportate.
Altra documentazione: per alcune merci/destinazioni sono richiesti anche certificati fitosanitari, dichiarazioni di merci pericolose (IMDG) e/o licenze di importazione.
Documentazione elettronica e digitalizzazione
L'era del formato digitale sarà logica se si porteranno in primo piano gli e-report e altre tecnologie come i record elettronici nelle spedizioni internazionali. E le agenzie stanno recuperando terreno su questa tendenza con:
A.Vantaggi dei documenti di spedizione elettronici: i documenti di spedizione elettronici garantiscono un processo più rapido ed efficiente, con un rischio notevolmente ridotto di smarrimento o danneggiamento.
B. Sfide e considerazioni: le sfide principali sono la sicurezza della trasmissione e il mantenimento della validità legale dei documenti elettronici.
Perché le agenzie di spedizione e la trasformazione digitale: molte agenzie stanno ora esplorando strumenti digitali per ridurre i tempi di documentazione e offrire servizi migliori ai clienti.
DDP – Documenti di sdoganamento
Quando si spediscono merci a livello internazionale, lo sdoganamento è una fase molto importante nella consegna finale degli articoli e richiede la documentazione adeguata.
A. Moduli di dichiarazione di importazione ed esportazione: questi moduli specificano il tipo di merci spedite.
B. Codici del sistema armonizzato (SA) — Standardizzano la classificazione delle merci ai fini doganali.
C. Calcolo di dazi e tasse – La documentazione è fondamentale per una corretta determinazione di dazi e tasse precisi.
Errori di copia e incolla — Pratiche di documentazione
Gli errori nella documentazione possono far perdere tempo e comportare multe elevate:
A. Errori frequenti nella documentazione: informazioni insufficienti o errate, mancanza di firma sulla documentazione, codici HS errati.
B. Impatto degli errori sulle spedizioni = Sospensione della spedizione // Sanzioni // Sequestro del carico
C. Correggono le problematiche relative alla documentazione attraverso uno stretto coordinamento con il cliente e le autorità doganali.
Casi di studio verso una gestione efficace della documentazione
Quindi possiamo imparare molto studiando i casi di studio:
A. Casi di buona prontezza di pensiero SHIPPICTNT: Alcune cose buone nascono dalla rapidità di reazione e dalla conoscenza dell'intervento dell'agenzia.
B. Lezioni apprese: effettuare un'analisi delle cause profonde dei problemi di documentazione può aiutare a evitare di ripetere gli stessi errori.
C. Buone pratiche: l'impostazione di processi chiari e l'apertura di canali di comunicazione possono aiutare a gestire la documentazione in modo più efficiente.
Conclusione
Le spedizioni internazionali e il mondo della documentazione di spedizione sono una bestia complessa. Si tratta di un processo molto complicato ed è fondamentale che le aziende siano guidate in questo dalle agenzie di spedizione per garantire la conformità, il che può aiutare a evitare ritardi. Il mondo della documentazione di spedizione sta cambiando e con la complessità delle informazioni che continueranno a essere coinvolte, un'agenzia di spedizione diventerà sempre più importante.